Politique en matière de conflits d'intérêts

Il y a conflit d'intérêts lorsque les intérêts privés d'une personne sont susceptibles d'influencer de manière inappropriée, ou de donner l'impression d'influencer, une décision prise au nom de la Fondation. Les conflits d'intérêts ne constituent pas en soi une faute professionnelle ; en revanche, le fait de ne pas les déclarer et de ne pas les gérer en constitue une.

Cela revêt une importance particulière au sein d’une organisation communautaire, où les membres du personnel sont souvent liés, par des liens familiaux, claniques ou communautaires, aux personnes concernées par une décision. L’objectif est de faire preuve de transparence plutôt que de prétendre que ces liens n’existent pas.

• Participer au choix d'un bénéficiaire qui est un proche ou un collaborateur proche.
• Attribuer un marché à une entreprise dont vous êtes propriétaire, ou qui appartient à un membre de votre famille ou à un ami.
• Participer à un processus de recrutement dans le cadre duquel un candidat vous est apparenté ou entretient un lien personnel avec vous.
• Accepter des cadeaux ou des marques d'hospitalité de la part d'un fournisseur ou d'un partenaire.
• Occuper un poste au sein d'une autre organisation en concurrence pour le même financement.

1. Dès que vous avez connaissance d'un conflit d'intérêts, signalez-le par écrit à votre supérieur hiérarchique ou au bureau exécutif.
2. Les membres du bureau exécutif et du Conseil d'administration déclarent leurs intérêts chaque année et au début de toute réunion au cours de laquelle une question pertinente est abordée.
3. Se désister de la prise de décision. Cela signifie ne pas participer à la discussion, ne pas voter et ne pas tenter d'influencer la décision de manière informelle.
4. La décision, la déclaration de conflit et le retrait sont consignés dans le procès-verbal.
5. Lorsque le retrait n'est pas envisageable en raison de la petite taille de la Fondation, la décision est soumise au Conseil consultatif.

La Fondation tient à jour un registre des intérêts déclarés par les membres du bureau exécutif et du Conseil d'administration, qui fait l'objet d'un examen annuel et est mis à la disposition des commissaires aux comptes ainsi que des donateurs dans le cadre de leurs procédures de diligence raisonnable.

Les marques d’hospitalité modestes offertes dans le cadre normal des activités — un repas lors d’une réunion, un petit cadeau symbolique lors d’un événement communautaire — peuvent être acceptées lorsque le fait de les refuser risquerait d’offenser. Tout objet ayant une valeur matérielle doit être déclaré et, s’il concerne un fournisseur, un partenaire ou une décision d’achat, il doit être refusé.

Le personnel n'accepte en aucun cas des cadeaux, des faveurs ou des paiements de quelque nature que ce soit de la part d'une personne souhaitant être sélectionnée pour participer à un programme ou bénéficier de notre aide. Il ne s'agit pas là d'un conflit d'intérêts, mais bien de corruption, et ce comportement est régi par notre politique de lutte contre la fraude et notre code de conduite.

Au sein d’une organisation communautaire, il arrive fréquemment que des membres du personnel aient des liens de parenté ou d’autre nature avec les personnes concernées par une décision. Cela est normal et n’est pas en soi inapproprié. Ce qui importe, c’est que ce lien soit déclaré avant la prise de décision, consigné par écrit, et que la personne concernée ne participe pas à la prise de décision.

C'est en faisant comme si ces liens n'existaient pas que l'on crée le problème. Les communautés remarquent qui bénéficie d'un soutien, et une sélection qui semble favoriser les proches d'un membre du personnel nuit à la confiance accordée à l'ensemble du programme, même si cette sélection était par ailleurs justifiée.

Le fait de ne pas déclarer un conflit d'intérêts constitue une infraction disciplinaire. Agir en situation de conflit d'intérêts non déclaré dans le but d'obtenir un avantage pour vous-même ou pour une personne qui vous est proche constitue une faute grave justifiant un licenciement, et peut faire l'objet d'un signalement aux autorités camerounaises lorsqu'il implique un détournement de fonds.